Tietosuojaseloste
Valokuvarekisteri
1. Rekisteripitäjä
Vates-säätiö sr, PL 40, 00621 Helsinki
Käyntiosoite: Oltermannintie 8, Helsinki
2. Rekisterin yhteyshenkilö
Viestintävastaava Kati Savela-Vilmari, Vates-säätiön viestintä
Puhelin: 044 587 9568
Sähköpostiosoite: kati.savela-vilmari@vates.fi
3. Rekisterin nimi
Vates-säätiön Valokuvarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Valokuvien käyttö-ja julkaisuluvat sekä henkilöiden kuvausluvat. Vates-säätiön viestinnässä ja markkinoinnissa, kuten painojulkaisuissa ja www-sivuilla tai sosiaalisessa mediassa lupa käyttää teosta tai teoksia (valokuva, video, piirros, kirjoitus tai muu tekijäoikeuslain piiriin kuuluva tuote) sekä lupa käyttää henkilöstä otettua kuvaa tai videota tai muuta kuvallista tuotosta, josta henkilön voi tunnistaa.
5. Rekisterintietosisältö
Rekisteri sisältää
- käyttö- ja julkaisuluvassa käyttöoikeuden laajuus (vapaa/rajattu), kuvaajannimi, sähköposti, puhelin, mahdollinen organisaatio
- kuvausluvassa nimi, sähköposti, puhelinnumero, saako kuvan yhteydessämainita nimeä, saako ottaa yhteyttä sekä mahdollisen holhoojan nimi jayhteystiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilön itsensä antamat tiedot kuvien käyttö-ja julkaisuoikeuksiin sekä kuvauslupiin liittyen.
7. Säännönmukaiset tietojenluovutukset
Tietoja ei luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointitarkoituksiin.
7.1. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterinsuojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Rekisteristä muodostuu manuaalista aineistoa. Paperiset luvat säilytetään viestinnänhuoneeseen mapitettuina.
B. Sähköinen aineisto
Sähköisesti tallennettuun rekisteriin on pääsy kaikilla säätiön työntekijöillä. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Allekirjoitetut kuvausluvat säilytetään skannattuina sähköisessä arkistossa viestinnän omissa alikansioissa.
8.1. Tietojen säilytysaika
Säilytämme tietoja niin kauan kuin se käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.Tiedot poistetaan, kun kohdan 4 tietojen käsittelyn tarkoitus on poistunut. Poistamisenjälkeen asiakkaan tietoja ei ole rekisterissä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin
EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus poistaa tiedot
EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.
10. Tietoja käsittelevät tahot
Vates-säätiön henkilöstö. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.
Laadittu 9.5.2018
Päivitetty 8.9.2020 / 21.10.2021 / 3.11.2022