Siirry pääsisältöön

Tietosuojaseloste

Job Shadow Day -tapahtuman rekisteri

1. Rekisteripitäjä

Vates-säätiö sr, PL 40, 00621 Helsinki
Käyntiosoite: Oltermannintie 8, Helsinki

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Johdon sihteeri Marianne Pentikäinen
Puhelin: 044743 1929
Sähköpostiosoite: marianne.pentikainen@vates.fi

3. Rekisterin nimi

Job Shadow Day -tapahtuman rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ilmoittautuminen tapahtumaan ja vakuutuksen voimassaoloon tarvittavat tiedot

5. Rekisterin tietosisältö

  • Osallistuja: nimi ja syntymäaika (vakuutus), kuvauslupa.
  • Lähettävä taho: Organisaatio, yhteyshenkilö, puhelin ja sähköposti, kuvauslupa
  • Vastaanottava taho: Organisaatio, yhteyshenkilö, puhelin ja sähköposti, työnsuorituspaikka, kuvauslupa

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöntiedot saadaan sähköisen tapahtumaan ilmoittautumislomakkeen tai JSD-sopimuksen täyttämisen yhteydessä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointitarkoituksiin.

7.1. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

8.1. Tietojen säilytysaika

A. Manuaalinen aineisto
Sopimukset mapitetaan alueittain johdon sihteerin lukittuun huoneeseen.

B. Sähköinen aineisto
Ilmoittautumistiedot tallentuvat automaattisesti ilmoittautumisjärjestelmään(Webropol). Sähköisesti tallennettuun tapahtumakohtaiseen rekisteriin on pääsy kaikilla säätiön työtekijöillä. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmä sijaitsee palosuojatussa ja lukitussa tilassa. Vain teknisillä ylläpitäjillä on pääsy laitetilaan.Tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen (kohta 4) vuoksi on tarpeellista, kuitenkin max. 1 kk tapahtumasta. Tiedot poistetaan, kun säilytysaika on umpeutunut. Tämän jälkeen asiakkaan tietoja ei ole tapahtumarekisterissä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin
EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus poistaa tiedot
EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

10. Tietoja käsittelevät tahot

Vates-säätiön tapahtumien järjestäjätja viestinnän henkilöstö.

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.

Laadittu 9.5.2018
Päivitetty 8.9.2020