Tietosuojaseloste
Luottamushenkilörekisteri
1. Rekisteripitäjä
Vates-säätiö sr, PL 40, 00621 Helsinki
Käyntiosoite: Oltermannintie 8, Helsinki
2. Rekisterin yhteyshenkilö
Johdon sihteeri Marianne Pentikäinen
Puhelin: 044743 1929
Sähköpostiosoite: marianne pentikainen@vates.fi
3. Rekisterin nimi
Vates-säätiön Luottamushenkilörekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhteydenpito hallituksen jäseniin ja valtuuskunnan jäseniin ja varajäseniin. Asialistojen, pöytäkirjojen ja lausuntopyyntöjen lähettäminen. Muu johdon ja luottamushenkilöiden välinen tietojen vaihto. Tietoja käytetään viestintään, kehittämis- ja vaikuttamistyön toteuttamiseen, säätiön tapahtumaviestintään sekä tutkimuksiin, selvityksiin ja kyselyihin. Lisäksi tietoja voidaan käyttää Vates-säätiön suoramarkkinointitarkoituksiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterin sisältö:
- hallituksen jäsenen nimi, organisaatio, osoite ja sähköpostiosoite, puhelinnumero, mahd. erityisruokavalio, sihteerin yhteystiedot
- valtuuskunnan jäsenten ja varajäsenten nimet, organisaatio, osoite ja sähköpostiosoite, puhelinnumero
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin säännönmukaisina tietolähteinä ovat henkilön itsensä/yhteisön edustajan antamat tiedot luottamustehtävään valitsemisen jälkeen.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointitarkoituksiin.
7.1. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Mahdollinen syntyvä manuaalinen aineisto on mapitettuna johdon sihteerin ja talouspäällikön lukituissa huoneissa.
B. Sähköinen aineisto
Henkilöiden yhteystietoihin on pääsy säätiön koko henkilöstöllä. Tämä rekisteri ei sisällä henkilötunnuksia tms. tietoja. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa.Järjestelmä sijaitsee palosuojatussa ja lukitussa tilassa. Vain teknisillä ylläpitäjillä on pääsy laitetilaan. Tiedot poistetaan, kun henkilö ei enää kuulu säätiön hallitukseen tai valtuuskuntaan.
8.1.Tietojen säilytysaika
Peruutuksen jälkeen tietoja ei ole luottamushenkilörekisterissä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin
EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus poistaa tiedot
EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.
10. Tietoja käsittelevät tahot
Vates-säätiön hallinnonhenkilöstö. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.
Laadittu 9.5.2018
Päivitetty 8.9.2020