Tietosuojaseloste
Tapahtumat
1. Rekisteripitäjä
Vates-säätiö sr, PL 40, 00621 Helsinki
KäyntiosoiteOltermannintie 8, Helsinki
2. Rekisterin yhteyshenkilö
Kehittämispäällikkö Kaija Ray
Puhelin: 044 0724 944
Sähköpostiosoite: kaija.ray@vates.fi
3. Rekisterin nimi
Vates-säätiön Tapahtumien rekisteriseloste
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tapahtumien järjestämiseen liittyvää viestintään ja palautteen keräämiseen. Lisäksi tietoja voidaan käyttää Vates-säätiön suoramarkkinointitarkoituksiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää asiakkaiden nimen, sähköpostiosoitteen, organisaation, työtehtävän, erityisruokavalion, laskutustiedot sekä tapahtumaan osallistumistiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilöntiedot saadaan sähköisen ilmoittautumislomakkeen täyttämisen yhteydessä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointitarkoituksiin.
7.1. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
8.1. Tietojen säilytysaika
A. Manuaalinen aineisto
Rekisteristä ei muodostu manuaalista aineistoa.
B. Sähköinen aineisto
Tiedot tallentuvat automaattisesti ilmoittautumisjärjestelmään (Webropol), josta ne siirretään säätiön asiakasrekisteriin. Sähköisesti tallennettuun tapahtumakohtaiseen rekisteriin on pääsy kaikilla säätiön työtekijöillä. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmä sijaitsee palosuojatussa ja lukitussa tilassa. Vain teknisillä ylläpitäjillä on pääsy laitetilaan. Tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen (kohta 4) vuoksi on tarpeellista, kuitenkin max. 2 vuotta tapahtumasta, tai jos henkilö on antanut luvan tiedottamiseen myös jatkossa. Tiedot poistetaan, kun säilytysaika on umpeutunut. Tämän jälkeen asiakkaan tietoja ei ole tapahtumarekisterissä.
9.Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus poistaa tiedot
EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.
10.Tietoja käsittelevät tahot
Vates-säätiön tapahtumien järjestäjät ja viestinnän henkilöstö. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.
Laadittu 9.5.2018
Päivitetty: 8.9.2020, 3.5.2021